Posta elettronica certificata PEC

Tutte le comunicazioni con i diversi uffici del Comune di Teolo, relative all'attivazione o svolgimento dei procedimenti amministrativi, vanno inoltrate alla casella PEC collegata al Registro di Protocollo Generale, teolo.pd@cert.ip-veneto.net.

Il messaggio e i documenti allegati (file nei formati ammessi (cfr. sotto) vengono ricevuti dal Protocollo Generale del Comune di Teolo e inoltrati agli uffici competenti.

Indicazioni operative
Per rendere più sicuro e veloce lo smistamento agli Uffici delle comunicazioni ricevute alla casella PEC del Comune di Teolo, il mittente dovrà seguire queste indicazioni operative:

a) A ciascuna istanza trasmessa al Comune di Teolo, dovrà corrispondere un unico messaggio PEC di trasmissione.
Esempi:
- una soggetto che debba trasmettere 3 domande (comprensive di tutti gli allegati) per la sua partecipazione a 3 diversi bandi o selezioni, dovrà inviare 3 messaggi PEC distinti, uno per ogni istanza che intenda presentare;
- un soggetto che debba inviare fatture per procedimenti diversi, dovrà inviare messaggi PEC distinti, uno per ogni procedimento.

b) Il singolo documento destinato a più Uffici Comunali dev’essere trasmesso in un unico messaggio PEC con indicazione degli Uffici a cui trasmettere la  PEC stessa ; sarà cura del Protocollo Generale assegnare il messaggio agli Uffici interessati.

c) Nell’oggetto della comunicazione occorre precisare il tipo di richiesta e la normativa in base alla quale la stessa venga attivata, assieme ad altri riferimenti  di contesto;

d) Nel corpo della mail dovrà essere riportato:
1. L'Ufficio/Uffici Comunali destinatari;
2. una breve descrizione dell’istanza; nelle ipotesi di invio di successive comunicazioni (es. integrazioni, invio rendicontazione, ecc..) si dovrà fornire il riferimento all’istanza principale, richiamandone l’oggetto, la data di invio e, se conosciuto il numero di protocollo di registrazione al Protocollo Generale;
3. dati identificativi del richiedente.

e) Allegati
Formati ammessi:
Ai messaggi in entrata, ricevuti alla casella PEC del Comune di Teolo, possono essere allegati esclusivamente file in formati portabili statici non modificabili, che non contengano macroistruzioni o codici eseguibili. Nella scelta sono preferiti gli standard documentali internazionali ISO, che forniscano sulla carta una disposizione grafica uguale a quella rappresentata sullo schermo del computer.
Si richiedono, per documenti di testo o scansionati, i seguenti formati: .pdf , pdf/A .odf , .txt , .jpg , .gif , .tiff , .xml.
Allegati trasmessi in altri formati diversi (es. .doc, .xls, ecc.) verranno rifiutati.
I messaggi che non rispettino le caratteristiche di formato sopraindicate vengono respinti da parte del Protocollo Generale.

Altre caratteristiche richieste per gli allegati sono:
1. riportare nel proprio nome file una sintetica descrizione del contenuto, ad esempio “domandapatrocinio.pdf" oppure "Planimetriagenerale.pdf";
2. non contenere, nella denominazione del file, caratteri speciali, segni di interpunzione o accenti;
3. non superare la dimensione massima, di totali 40 Mb
4. nel caso di più allegati trasmessi in formato immagine a seguito di processo di scansione, le pagine di ciascun file dovranno essere omogenee per “dimensione pagina” (formato A4, margini, ecc.), “orientamento” (verticale/orizzontale), scelta cromatica della scansione (preferibilmente in bianco/nero).

Cos'è la PEC

La Pec - Posta elettronica certificata è un sistema di trasmissione/ricezione di messaggi di posta elettronica che fornisce al mittente la certezza, con valore legale, dell'invio e della consegna dei messaggi al destinatario, che, a sua volta, ha certezza della provenienza ed integrità del messaggio e dei file ad esso allegati. 
Ai messaggi scambiati tra caselle di Posta elettronica certificata mittente e ricevente, la norma attribuisce lo stesso valore della tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno. Attraverso comunicazioni senza carta, validamente opponibili in giudizio, si possono inoltrare istanze e documenti alla Pubblica Amministrazione e ricevere direttamente riscontro telematico della loro avvenuta consegna.

Obbligo o facoltà di utilizzo della PEC

Tutte le pubbliche amministrazioni hanno l'obbligo di utilizzare la posta elettronica certificata, mediante il collegamento di una casella PEC al registro di protocollo generale, per tutte le istanze e le comunicazioni valide ai fini dei procedimenti amministrativi di competenza. Gli indirizzi PEC delle pubbliche amministrazioni sono disponibili attraverso la consultazione dei siti www.indicepa.gov.it   o www.paginepecpa.gov.it.

Anche le Imprese ed i Professionisti iscritti in albi e registri pubblici, hanno l’obbligo di dotarsi di casella di PEC per lo scambio di comunicazioni e documenti con la P.A. Per quanto concerne le prime, dal 1 luglio 2013, ai sensi dell’art. 5/bis del CAD (come disciplinato dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 luglio 2011 “Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e amministrazioni pubbliche, ai sensi dell’articolo 5-bis del Codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni”), la trasmissione di istanze, dichiarazioni, dati, informazioni e documenti tra imprese ed amministrazioni pubbliche devono avvenire esclusivamente in modalità telematica. Il Comune di Teolo, pertanto, non può più accettare da detti operatori economici, o effettuare in forma cartacea le comunicazioni, ma esclusivamente mediante la posta elettronica certificata. Sono fatte salve le modalità di trasmissione cartacea, se espressamente previste nei bandi di gara, nelle procedure di appalto pubblico, ai sensi del D.Lgs. n. 163/2006 (Codice Appalti).

Il privato cittadino può, a sua volta, dotarsi di una casella PEC, per ricevere e trasmettere comunicazioni alle pubbliche amministrazioni: tale facoltà, disciplinata ora dall’articolo 3-bis del D.Lgs. 7/3/2005, n. 82 Codice dell’Amministrazione digitale, gli consente di indicare un proprio indirizzo di posta elettronica certificata, quale suo domicilio digitale. Tale indirizzo digitale sarà inserito nell'Anagrafe nazionale della popolazione residente e reso disponibile a tutte le pubbliche amministrazioni; una volta dichiarato il domicilio digitale, dunque, salvo i casi in cui sia prevista dalla normativa una diversa modalità di comunicazione, le amministrazioni pubbliche sono tenute a comunicare con i cittadini esclusivamente tramite i domicili digitali dichiarati, senza oneri di spedizione a loro carico.

Le caselle di Posta Elettronica Certificata sono attribuite ad un’unica persona fisica (cittadino) o giuridica (ente pubblico, ditta, professionista). Ai fini della corretta individuazione del mittente del documento, si richiede pertanto, che i soggetti titolari di PEC trasmettano a questa Regione comunicazioni e documenti di cui siano direttamente gli autori. Non risulta, infatti, contemplata dalla norma, la possibilità di spedire documenti per conto di un soggetto diverso da quello a cui la casella PEC sia stata rilasciata, fatta salva la possibilità di esplicito mandato di rappresentnza previsto dall'art. 38, c.3 del DPR n. 445/2000.

Registrazione a protocollo

Saranno sottoposte a registrazione al Protocollo Generale, secondo il disposto dell’art. 40-bis del CAD, le mail ricevute dai seguenti mittenti, che presentino le caratteristiche di seguito specificate:

• Pubbliche Amministrazioni:

a) comunicazioni provenienti da caselle e-mail non certificate purchè il corpo del messaggio o il documento allegato, siano muniti di firma digitale;
b) documenti provenienti da caselle e-mail non certificate purchè il corpo del messaggio o il documento allegato, siano provvisti di segnatura di protocollo, ai sensi dell’art.55 del DPR 445/2000, art.18 del DPCM 31/10/2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428, Circolare Agenzia Italia Digitale n. 60 del 23/01/2013;
c) provengano da PEC, il cui indirizzo sia stato pubblicato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni;

• Soggetti privati:

a) trasmesse in allegato da casella e-mail non certificata, qualora risultino sottoscritte mediante firma digitale o firma elettronica qualificata, il cui certificato sia rilasciato da un certificatore accreditato;
b) trasmesse in allegato da casella e-mail non certificata, qualora l’autore del documento sia identificato dal sistema informatico con l’uso della carta d’identità elettronica o con la carta nazionale dei servizi;
c) trasmesse in allegato da casella e-mail non certificata, a seguito di processo di scansione dell’istanza/documento sottoscritto in forma autografa, unitamente ad una copia del documento d’identità del sottoscrittore (istanze e comunicazioni trasmesse ai sensi dell’art. 38 del DPR 445/2000);
d) trasmesse dall’autore mediante la propria casella di posta elettronica certificata, cosidetta PEC-ID, per la quale le credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare, e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato.
In quest’ultimo caso, la trasmissione da PEC costituisce dichiarazione vincolante per il mittente di accettazione dell’invio degli atti e provvedimenti che lo riguardano alla stessa casella PEC.

• Imprese e professionisti:

comunicazioni provenienti dalla propria casella di posta elettronica certificata, pubblicata nel Registro Imprese delle Camere di Commercio o nell’Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata (INI-PEC) delle imprese e dei professionisti, presso il Ministero per lo sviluppo economico, di cui al D.M. 19/3/2013.

Si ricorda che gli indirizzi e-mail associati ai singoli Uffici Comunali non sono indirizzi Pec del Comune di Teolo, bensì caselle istituzionali preposte allo scambio di informazioni con il cittadino ed alla ricezione ed invio di comunicazioni non ufficiali, per le quali non sia necessaria la registrazione di data e protocollo della corrispondenza dell'Ente.